Selain memastikan acara dapat berjalan dengan baik, EO rupanya juga mampu meminimalisasi bujet penyelanggara berkat kepiawaian mengatur acara.
Tiga vendor event organizer di Kota Semarang ini siap berbagi informasi seputar acara. Bagas Setyawan, pemilik sekaligus manager dari Bintang EO yang malang melintang sejak 2005 di Jalan Singosari I No 21 Semarang ini menjelaskan peran EO dalam sebuah acara.
”Event organizer itu membantu penyelenggara acara mulai dari merancang acara, memilih vendor pendukung, dan mengoordinasi perencanaan hingga pelaksanaannya,” jelas Bagas yang memiliki akun Instagram @bintangeo ini.
Bintang EO yang membantu acara pernikahan, keluarga, komunitas, pesta ulang tahun, gatheting, promosi, dan reuni ini menambahkan tips terkait EO. ”Pilihlah EO yang komunikatif, kreatif, dan bertanggung jawab. Setelah cocok dengan satu EO yang dipilih sampaikanlah maksud dan tujuan acara.
Terbukalah dalam diskusi tentang pemilihan vendor sesuai dengan penawaran dan ide kreatif dari EO. Selanjutnya barulah terjadi kesepakatan dengan memberikan tanggung jawab kepada EO.
Percayakan penuh pada EO dengan kontrol seperlunya sesuai dengan kebutuhan dalam suasana dan semangat kerja sama,” saran Bagas yang memberikan alternatif pesta dengan kreativitas sesuai dengan tujuan acara ini.
Tak mau kalah, Hengky Santoso pemilik dari BESS Event & Wedding Organizer yang juga mulai debut pada 2005 di Jalan Tanggul Mas Barat 2 No 194 Semarang ini siap bercerita hal-hal terkait EO.
”EO bertugas untuk mengonsep, mengatur, dan berkoordinasi dengan vendor terkait, sehingga semua jalan acara dapat terjadwal dan terorganisasi dengan baik,” terang Hengky yang memegang akun instagram @bess_eo ini.
Solusi Tepat
Vendor yang juga menawarkan paket lengkap untuk wedding international ini pun turut memberikan masukan seputar pemilihan EO. ”Event Organizer yang baik adalah EO yang bisa membaca keinginan klien dan berusaha untuk mewujudkan impian dari klien menjadi kenyataan.
Karena itu, pilihlah EO yang mudah berkomunikasi dengan baik. Jangan sungkan menjadikan EO sebagai partner dalam menentukan vendor yang akan digunakan.
Terakhir, terbukalah dengan EO tentang harapan atau konsep serta bujet untuk menjalakan acara,” saran Hengky yang hanya menerima satu event dalam satu hari agar pelayanan dapat maksimal ini.
Bobby Titon dan Caroline Kumala Dewi Widjojo, dua orang pemilik Berlian Event Organizer yang berada di Jalan Bukit Lawu No 7 Bukit Sari Semarang sejak 2007 ini juga siap membeberkan hal seputar EO.
”Fungsi EO sebenarnya untuk mempermudah klien bukan untuk mempersulit. EO yang baik harus dapat mengerti dan memahami keinginan klien. EO juga harus dapat menjadi mediator yang baik antara klien dengan vendor.
EO wajib memberikan solusi terbaik atas kendala yang mungkin dihadapi klien dan tentu saja harus dapat mewujudkan acara dengan baik,” ungkap Caroline yang menggunakan akun instagram @berlianeventorganizer_beo ini. Berlian EO pun tak segan membeberkan kiat-kiat seputar EO. ”Sebenarnya langkah pertama yang harus ditentukan oleh klien adalah memilih EO.
Penentuan pemilihan EO haruslah yang dapat menjalin chemistry atau kecocokan antara klien dan EO. Karena pada akhirnya klien akan lebih banyak berhubungan dengan EO dibandingkan dengan vendor lain.
Nah, setelah pemilihan EO baru konsultasikan ide dan bujet yang diinginkan, dari situ EO akan dapat mengatur lokasi acara mana yang cocok, vendor mana yang cocok untuk konsep yang diinginkan calon klien,” saran Bobby yang selalu membuat moodboard konsep, timeline, list prioritas, dan memberikan solusi berbagai kesulitan yang dialami klien ini.
Berlian EO juga menawarkan konsultasi pernikahan, komunikasi yang mudah, menjamin efisiensi waktu, quality control, berbagi pengetahuan, respon yang cepat serta kepedulian pada hal-hal kecil.
Sumber : SM